【IT】業務を止めず、約1億円規模のコスト回避へ。MIXIのファイルサーバー移行を支えた“中に入る”運用支援

もともとは航空自衛隊に約10年間所属し、災害派遣などさまざまな任務に従事していました。

IT分野に強く関心を持つようになったきっかけは、在隊中に大規模な情報資産移行プロジェクトに携わったことです。大量の資料やデータを安全に移行し、新たなLAN環境で活用できるようにする取り組みに関わる中で、ITの持つ可能性や面白さを実感しました。

退官後はIT業界へ転身し、システム運用、メインフレーム運用、海外送金システムのプロジェクトマネジメント、クラウド環境のインフラ構築など、幅広い領域を経験しました。また、組織マネジメントや人材育成にも携わり、技術面だけでなく人と組織の成長を支援する経験を積んできました。

外資系コンサルティング企業に在籍していた際、IT領域に加え、人材育成や組織支援の経験を評価いただいたことをきっかけに、MIXIへ入社しました。現在は、はたらく環境推進本部にて、人と組織の成長を支援するHRBPの役割と、社内IT基盤の運用・設計・構築を担うグループのマネジメントを兼務しています。

私がジョインした時点で、ファイルサーバー移行プロジェクト自体はすでに半年ほど進んでいました。ただ、方向性は見えているものの、実際に何をどの順番で進めるべきかが整理しきれておらず、少し停滞感がある状態だったように感じました。

また、ファイルサーバーの更改判断のタイミングも迫っていました。そのまま更改すると約1億円規模のコストが発生する見込みだったため、「本当にクラウドへ移行できるのか」「どのデータをどこへ移すべきか」といった調査や設計を急いで進める必要がありました。

一言でいうと、単純なデータ移行ではないプロジェクトでした。長年蓄積されたデータとフォルダが大量にあり、部署ごとに利用実態も異なります。移行先の方針も固まりきっていない中で、業務を止めずに運用そのものを変えていく必要がありました。

コスト面の判断期限も迫っていたので、方針を固めながら同時に実務を動かすという、なかなか難しい状況だったと思います。

私が支援に入った時点でも、プロジェクトとしては足踏み感がありました。体制が変わるまでは、プロジェクトとして十分に動いていない印象もありました。

本格的に動き始めたのは10月頃で、12月末に全体向けのアナウンスを出し、年明けの1月に正式周知、その後も調整を続けていきました。

技術的な検討ももちろんありましたが、一番大変だったのは全社規模での利用者対応です。

フォルダ構成の整理、利用実態の調査、問い合わせ対応、移行説明、スケジュール調整など、細かな運営タスクが非常に多く発生していました。マネージャーとして複数のテーマを見ている中で、こうした実務を継続的に回し続けることが負荷になっていました。

また、現場ごとに利用状況が異なるため、移行スケジュールや利用制限のタイミングを決めても、各部署の業務状況に合わせて細かく調整する必要がありました。利用者への影響が大きいプロジェクトだったので、業務を止めてしまうことが最大のリスクだと考えていました。

移行中には、一部データについて、クラウドへ移行できないことも判明しました。そのため、追加調整が発生しました。

技術支援にとどまらず、利用者コミュニケーション、問い合わせ対応、フォルダ調査といった実運用まで含めて伴走いただくことを期待していました。プロジェクトを「外から支援する人」ではなく、「一緒に回す人」として入ってほしいと考えていました。

私自身が途中参画だったこともあり、当初はどこまでご支援いただけるのか手探りの状態でした。最初は一部の実務支援をお願いするイメージでしたが、実際には守田さんが主体的に課題を拾いながら進めてくださり、MIXI目線での提案をいただく中で、徐々にプロジェクト運営そのものを安心してお任せできるようになりました。

「こういう人が入ってくれると助かる」と感じていた要件は、依頼を待たずに自分で課題を見つけて動ける人です。このプロジェクトは調整業務が非常に多かったので、必要な調整を先回りして進められる人が理想でした。守田さんは、まさにそのタイプでした。

一般的なベンダーは、依頼されたことをこなすスタイルが多いと思います。一方で今回は、提案ベースで動いていただけた点が大きく違いました。

「こう進めた方がよいと思います」という形で、自分の意見を持って動いてくれる存在でした。一般的な外部コンサルは「こうすべき」と言うだけで、実際に手を動かすところまでは入らないことがあります。

一方で守田さんは、MIXIの中に入って、手足も動かし、アイデアも出し、チームの一員として機能してくれました。最初の頃は私自身も忙しく、守田さんにかなり任せる形になっていました。それでも最後まで進めてくれたので、守田さんがいてくれて本当によかったと思っています。

外から見て「これが正しいでしょう」と言うだけの支援にはしたくありませんでした。受け取る側、つまりMIXIの現場の方々がどう感じるかを大事にしながら提案していました。

ユーザー視点で「ここで困りそうだな」と想像し、アナウンス文や問い合わせ対応方針などを一緒に設計していきました。すべての問い合わせに個別対応するのは現実的ではないので、運用が回るバランスを取りにいった感覚です。

外部からの正論は、一般論としては正しいことが多いと思います。ただ、それが社内の空気感に合っていないと、実際には機能しません。守田さんは、そこを探りながら進めてくれたのが大きかったです。

全社向け説明資料の整理、スケジュール調整、プロジェクト管理ツールの運営、コミュニケーションツールでの利用者フォロー、フォルダ調査、問い合わせ導線の整備など、実務全般を幅広くお願いしていました。

特に価値を感じたのは、移行における利用者コミュニケーションを非常に丁寧に設計していただいたことです。おかげで、私自身が移行ツールを使って個別にユーザー対応する場面は、体感ベースで全体の1%程度しかありませんでした。それだけ事前の案内や問い合わせ導線、利用者とのコミュニケーション設計がしっかりできていたのだと思います。

利用者の不安や疑問が適切な形で解消されていたので、大きな混乱もなく移行を進めることができました。

基本的にはコミュニケーションツールで完結できるようにしていました。ただ、MIXI様では口頭の方がフィットする場面もあるので、必要に応じて話すようにしていました。

まずはドキュメントやツールで投げて、疑問があれば話す。そういった運用です。

チームにもよると思いますが、MIXIはコミュニケーションツールのチャンネル総量も多いです。だからこそ、ツールで整理しつつ、必要なところは口頭で確認する進め方が合っているのだと思います。

私が意思決定やイレギュラー対応に集中できたことが最大の違いです。

守田さんがプロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールを常に確認しながら自走してくれたおかげで、イレギュラー以外はほぼ予定通りに進めることができました。結果として、全体の推進スピードが上がったと思います。

利用者との調整や問い合わせ対応も、こちらから細かな実務指示を出さなくても主体的に拾い続けてくれました。プロジェクトを進めていると、想定外の質問や個別調整が次々と発生しますが、その都度こちらが指示を出すのではなく、状況を見ながら必要な対応を考えて進めていただけました。

そのため、「何か起きたら、まず守田さんが整理してくれる」という安心感がありました。私は意思決定や優先度判断など、自分がやるべき業務に集中することができました。

相談のハードルが低かったことも大きいです。小さな判断を溜め込まずにすぐ動けましたし、外部に問い合わせるような構えが不要で、チームメンバーと話すような感覚で進められました。

「作業をこなす」ではなく、「運営を回す」ことができる点です。

技術対応以上に、誰が細かな実務を継続して担うかがプロジェクトの成否を左右します。その部分を主体的に担っていただけたことが、今回の最大の価値でした。

コミュニケーションツールやプロジェクト管理ツールの状況を自分から確認して、こちらが依頼する前に課題を拾って動いてくれていたので、「外から来た人」ではなく「同じプロジェクトを推進している仲間」という感覚が自然にありました。

マネージャーとして複数の案件を並行して見ている中で、「このプロジェクトは任せられる」という安心感は非常に大きかったです。何かあればすぐ相談できる存在がいることで、自分の集中すべきことにフォーカスできました。

大規模な移行を大きな混乱なく進められたことで、組織としての推進力や対応力を示せたと思っています。

今回のプロジェクトは、技術的な移行だけではなく、全社規模で利用者への影響を考慮しながら進める必要がありました。その中で大きなトラブルや混乱なく進められたことは、社内からの信頼にもつながったと感じています。

MIXIに残ったものとして一番大きいのは、約1億円規模のコスト回避を、業務を止めずに実現できたという実績そのものだと思っています。

「クラウド移行は現場を混乱させる」というイメージを覆せたことで、今後の運用変更に対する社内の心理的なハードルが下がった感覚があります。

また、今回のプロジェクトを通じて支援の進め方や相性の良さも実感できたため、実際に現在は他の案件にも参画いただいています。単発の支援ではなく、継続的に一緒に進めていきたいと思える関係性が構築できたことも、大きな成果の一つだと思います。

社内のメンバー同士で動くと、どうしても部署間の関係性や過去のやり取りが背景にあり、言い方を選んだり、タイミングを図ったりという判断が無意識に入ってしまいます。

外部の方だと、そういうノイズがない分、フラットに向き合えますし、「これは伝えた方がいい」と思ったことをそのまま動きに変えられます。今回、守田さんがコミュニケーション設計や問い合わせ対応を自然に担ってくれたのも、そういう動きやすさがあったからだと思っています。

これは今回限りの話ではなく、運用が変わるたびに必ず起きる構造的な問題だと思っています。社内でできるかどうかより、社内だけでやりやすいかどうか。その差が、プロジェクト全体の滑らかさに直結していました。

今後も継続的に運用が変化していく中で、同様の伴走支援が必要な場面は多いと思います。

特に「導入して終わり」ではなく、実運用に入り込みながら一緒に考えてくれる支援の価値は高まっていくと感じています。

具体的には、今後予定されている認証基盤の刷新ではユーザーコミュニケーションも発生するため、守田さんのような支援が活きると思います。ネットワーク環境の見直しも今後入ってくる可能性があり、さまざまなテーマが出てくると思います。

どこの部署の仕事でも、必要であれば入っていきたいです。現場の感覚を大事にしながら、違ったバリューを出せると思っています。呼んでいただければ、まずは相談に乗ります。

今回のファイルサーバー移行を通じて、守田さんにはプロジェクトの中に入って一緒に動いていただける安心感がありました。

今後も業務環境やセキュリティ環境の見直し、新しいツール導入など、運用が変わっていく場面は続いていくと思います。そうした中で、実運用に入り込みながら一緒に考えていただける支援には、引き続き期待しています。

ありがとうございます。今後も、MIXI様の現場の感覚を大事にしながら、必要なところにしっかり入ってご支援できればと思っています。引き続き、よろしくお願いいたします。